تسريع إعداد التقارير المالية بمقدار 75 ضعفًا في 5 أسابيع فقط

نبذة عن عميلنا

شركة أوروبية تعمل كوكيل تأمين عام (MGA)، تتمتع بخبرة تتجاوز 70 عامًا في مجال وساطة التأمين والاكتتاب.

تركز الشركة على تأمين الممتلكات التجارية والسكنية، بما في ذلك تأمين المسؤولية العامة والمهنية لقطاعات الهندسة، والإنشاءات، وتجارة التجزئة، والضيافة.

النظام القديم يعجز عن إعداد تقارير سريعة ودقيقة

كان العميل يعتمد على برمجيات تأمين مخصصة قائمة على نظام WordPress لأتمتة مهام إعداد التقارير المالية. ومع تزايد حجم البيانات وتعقيد مهام العمل، بدأ النظام يعاني من مشكلات في الأداء، ما أدى إلى أخطاء وتأخيرات متكررة في إعداد التقارير. لذا، تطلب الأمر تدخلًا عاجلًا لاستكشاف مشكلات الأداء وإصلاحها لتجنب تعطل العمليات التشغيلية وتقليل مخاطر التخطيط المالي غير الدقيق بسبب تأخير التقارير وأخطاء البيانات.

في البداية، استعان العميل بساينس سوفت لإجراء تدقيق شامل لأداء النظام القديم، وتقييم إمكانية تحديثه، بالإضافة إلى اقتراح استراتيجيات فعّالة لتحسينه. وخلال عملية التدقيق، عمل فريقنا على رصد فرص تحسين وحدة إعداد التقارير المالية بهدف تسريع إصدار التقارير دون إجراء تعديلات كبيرة في النظام.

لضمان فعالية الإصلاحات المقترحة، طوّر فريقنا منتجًا أوّليًا لإثبات المفهوم (PoC) واختبره على عدة تقارير كانت تعاني من التأخير المتكرر. وبعد تنفيذ التعديلات في بيئة الاختبار، أظهرت النتائج تحسنًا ملحوظًا في سرعة إصدار التقارير بمعدل وصل إلى 75 ضعفًا.

بناءً على النتائج الإيجابية، طلب العميل من ساينس سوفت تعميم التحسينات وتوسيع نطاقها.

تجديد وحدة إعداد التقارير المالية في 5 أسابيع فقط

لتجديد وحدة إعداد التقارير، شكّلت ساينس سوفت فريقًا يضم مدير المشروع، ومستشارًا في تقنية معلومات التأمين، و3 مطورين PHP، ومهندسًا في قواعد البيانات من ذوي الخبرة في تطوير برمجيات محاسبة التأمين المخصصة حسب الطلب.

اقترح مدير المشروع تطبيق منهجية كانبان (Kanban)، مع عقد اجتماعات يومية قصيرة لتسريع التخطيط في ظل المواعيد النهائية الضيقة، لضمان التحديث المنتظم لسير العمل. واستمر في تحديد نطاق العمل وإدارة أولويات المهام طوال فترة المشروع لضمان التسليم ضمن الجدول الزمني المحدد.

خلال تدقيق النظام القديم، اكتشف فريقنا أن النظام يعتمد على إضافات WordPress قديمة وتقنيات غير فعّالة للاستعلام والتخزين المؤقت في إصدار التقارير المالية، ما أدى إلى زيادة الأحمال على الخادم وإبطاء معالجة البيانات. إلى جانب ذلك، أدى سوء تصميم بنية قاعدة بيانات SQL وعدم وجود فهارس فعالة إلى تفاقم مشكلات أداء وحدة إعداد التقارير.

للالتزام بميزانية العميل المحدودة وتلبية الحاجة الملحة لتحسين أداء النظام، ركّز فريقنا على تنفيذ الإصلاحات السريعة ذات التكلفة المنخفضة. عمل مطورو PHP ومهندس قواعد البيانات بتعاون مباشر لتنفيذ التحسينات التالية على مستوى الكود البرمجي وقاعدة البيانات:

• إزالة الطبقة الوسطى (مكونات WordPress الإضافية) في إصدار التقارير المالية.
• إنشاء استعلامات SQL مخصصة لاسترداد البيانات المالية المرتبطة بالتقارير مباشرةً من قاعدة البيانات.
• تحسين تدفقات تجميع البيانات لتحويل الأحمال جزئيًا من الواجهة الخلفية لنظام التأمين إلى قاعدة البيانات.
• إعادة صياغة كود التعبئة التلقائية للحقول، لتسريع إعداد التقارير وتقليل الأخطاء الناجمة عن الإدخال اليدوي للبيانات.
• تحسين بنية قاعدة البيانات من خلال تنفيذ الفهرسة، لتسريع البحث عن البيانات المالية وتحميلها.

أجرت ساينس سوفت اختبارات وظيفية واختبارات الانحدار والأداء بالتوازي مع عملية التطوير، لضمان أن التحسينات الجديدة تعمل بكفاءة دون التأثير في دقة التقارير المالية.

بعد الانتهاء من تجديد النظام، قدم فريق ساينس سوفت وثائق تقنية شاملة لفريق العميل، لتيسير صيانة وتحسين الحل في المستقبل.

تسريع إعداد التقارير المالية حتى 75 ضعفًا دون إعادة تطوير النظام بالكامل

خلال 5 أسابيع فقط، تمكَّن العميل من أتمتة إعداد الأنواع الرئيسية من تقاريره المالية، بما في ذلك:

• تقارير التدفق النقدي التشغيلي.
• تقارير عمولات وسطاء التأمين.
• تقارير عمولات وكلاء التأمين.
• تقارير الديون المؤمن عليها.
• تقارير الإغلاق الشهري.
• تقارير التسوية المالية.

ساعدت استشارات ساينس سوفت على تقليل تكاليف المشروع، وتحقيق نتائج عالية الجودة. وبفضل التحسينات التي نفّذتها ساينس سوفت، تمكّن العميل من تسريع إعداد التقارير المالية لما يصل إلى 75 ضعفًا، ما أدى إلى زيادة ملموسة في إنتاجية فريق المحاسبة.

نتيجةً لنجاح المشروع، قرر العميل التعاون مع ساينس سوفت مجددًا لتحسين وظائف عروض الأسعار وإدارة وثائق التأمين في برمجياته.

التقنيات والأدوات

PHP, WordPress, MySQL, Confluence.