إعادة تصميم نظام الرواتب لمنتج برمجي للرعاية الصحية المنزلية في 4 أسابيع فقط

العميل

شركة أميركية متخصصة في برمجيات الرعاية الصحية المنزلية، تمتلك تطبيق ويب قائم على نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS) يجمع بين وظائف السجلات الطبية الإلكترونية وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتلبية كافة احتياجات مؤسسات الرعاية الصحية المنزلية.

نظام إعداد الرواتب يفتقر إلى الأتمتة والدقة والامتثال التنظيمي

واجه العميل تحديات كبيرة تتعلق بوحدة إعداد الرواتب في تطبيق الويب القائم على نموذج البرمجيات كخدمة للرعاية الصحية المنزلية. فقد كانت حسابات كشوف الرواتب والتقارير المالية غير دقيقة. كما كانت عمليات المحاسبة غير مؤتمتة بسبب عدم التكامل بين نظامي إعداد الرواتب والمحاسبة. بالإضافة إلى عدم وجود إمكانات تحليلية موثوقة، وكانت التحديثات غير المنتظمة للبرمجيات تشكل مخاطر تتعلق بعدم الامتثال التنظيمي.

إدراكًا للحاجة الملحة إلى تحسين جودة المنتج البرمجي، كانت الشركة تبحث عن شريك تقني موثوق لتحديد أوجه القصور في نظام إعداد الرواتب الحالي، وتحسين ميزاته، ووضع خطة شاملة لتنفيذ وظائف برمجية جديدة له.

تصميم جديد لنظام إعداد الرواتب لمعالجة عيوبه

نتيجةً رضا العميل عن تعاونه السابق مع ساينس سوفت لكونها شركة ذات خبرة واسعة في تطوير برمجيات المحاسبة وتطبيقات الويب المخصصة حسب الطلب، اختارت الشركة الأميركية فريقنا لتنفيذ هذا المشروع. شكَّلت ساينس سوفت فريقًا متكاملًا لاستكشاف نظام الرواتب، تألف من مهندس حلول واثنين من محللي الأعمال، أحدهما يتمتع بمهارات احترافية في مجال ضمان الجودة.

كان الهدف من عملية الاستكشاف التي امتدت 4 أسابيع، فهم المشكلات التي يعاني منها النظام، واقتراح قائمة محسنة من الميزات ووضع خطة عمل تفصيلية لتنفيذ المشروع.

الكشف عن مشكلات نظام إعداد الرواتب في أثناء عملية الفحص والتحليل

تَمكَّن فريقنا من رصد وتحليل العيوب الآتية في نظام إعداد الرواتب الخاص بالشركة:

• لم يكن النظام متكاملًا مع وحدة المحاسبة في منتج البرمجيات كخدمة. ونتيجةً لذلك، كان المستخدمون يضطرون إلى نقل البيانات يدويًا بين وحدة إعداد الرواتب ووحدة المحاسبة، ما أدى إلى عدم الاتساق بين كشوف الرواتب وسجلات المحاسبة العامة.
• لم يكن النظام يدعم الحسابات المعقدة للرواتب، مثل الضرائب والخصومات، وساعات العمل الإضافي، ورصيد الإجازات المستحقة. ما نتج عنه لجوء المستخدمين إلى مطابقة بيانات الرواتب وتصحيحها يدويًا، ما زاد من خطر الأخطاء الحسابية.
• لم يكن لدى النظام بروتوكولات ملائمة للتحقق من صحة البيانات وضمان دقتها، ما تسبب في عدم دقة سجلات الموظفين.
• لم يقدم النظام تقارير نهاية العام، وتقارير ضريبة الرواتب، وقوائم أرباح الموظفين. ونتيجة لذلك، لم يتمكن المستخدمون من الحصول على تحليلات شاملة لمعرفة فرص توفير التكاليف في عملية إعداد الرواتب.
• وأخيرًا، لم يكن للنظام تحديثات منتظمة، ما شكل خطرًا من ناحية عدم الامتثال للوائح الضريبية والعمالية المتغيرة باستمرار.

إعداد قائمة ميزات جديدة لنظام الرواتب

لمعالجة المشكلات المكتشفة من قِبل فريقنا في النظام وتحسين وظائفه، اقترحنا قائمة بالميزات الآتية لنظام إعداد الرواتب:

• التكامل مع وحدة المحاسبة في المنتج البرمجي كخدمة، لنقل بيانات الرواتب والسجلات المالية تلقائيًا.
• حساب الرواتب آليًا مع تغطية مختلف هياكل الأجور، مثل الأجور بالساعة أو شهريًا أو على أساس العمولة.
• حساب الضرائب آليًا بناءً على القوانين واللوائح الضريبية المعمول بها، وإدارة الخصومات (مثل خصومات الضمان الاجتماعي، والرعاية الطبية)، وإعداد التقارير الضريبية.
• إدارة الإجازات، لمعالجة طلبات إجازات الموظفين، ومتابعة مستحقاتهم وأرصدة الإجازات. كما يجب أن يأخذ النظام في الحسبان استقطاعات الإجازات في حسابات الرواتب.
• أتمتة عمليات فحص البيانات، من أجل الإسناد الترافقي للبيانات مع مصادر خارجية (مثل: السلطات الضريبية، ومقدمي استحقاقات الموظفين)، ورصد السجلات المكررة، والكشف عن التلاعب بالبيانات.
• إعداد التقارير وتحليلات البيانات ذاتيًا: يجب على النظام توفير ملخصات عن كشوف المرتبات، وتقارير الأرباح، وتقارير الضرائب، ووثائق نهاية العام. كما يجب أن يقدم لوحات متابعة تفاعلية لمتابعة تكاليف الرواتب ورصد الاتجاهات، وجمع الرؤى لدعم صنع القرارات الإدارية.
• الامتثال لقانون العمل: يجب على النظام الامتثال لقوانين ولوائح وتشريعات العمل المحلية، مع ضمان الامتثال للحد الأدنى للأجور وقواعد العمل الإضافي واستحقاقات الإجازات.
• إطلاق إصدارات جديدة للتطبيق كل 3 أشهر مع تحسين الميزات وإصلاح الأخطاء البرمجية بناءً على ملحوظات وآراء المستخدمين ومتطلبات الصناعة، مع مراعاة أن تتوافق هذه التحديثات مع التغييرات في قوانين الضرائب واللوائح الحكومية.

إلى جانب ذلك، أوصى خبراء ساينس سوفت بإضافة ميزات جديدة، مثل قاعدة بيانات الفِرق الطبية، ومتابعة الوقت والحضور، وإصدار وتوزيع الشيكات وملفات الإيداع المباشر آليًا، وبوابة الخدمة الذاتية للموظفين، والإشعارات الآلية لمسؤولي الموارد البشرية ومشرفي كشوف الرواتب، وغيرها.

تحليل الجدوى ووضع خطة شاملة للمشروع

بعد موافقة شركة العميل على قائمة الميزات المقترحة، أجرى فريقنا دراسة جدوى شاملة لتحديد واقعية وإمكانية نجاح تنفيذ نظام محسن لإعداد الرواتب. وقد أخذنا في الحسبان العديد من العوامل، مثل مدى تعقيد الميزات وتوافر الموارد، والجهود اللازمة لكل مهمة. كما أجرينا تقييمًا للعوائد المحتملة، بما في ذلك تأثير الميزات الجديدة في مستوى رضا المستخدمين، والحد من فقدان العملاء.

وضع فريقنا خطة شاملة لتنفيذ الوظائف البرمجية الجديدة لنظام إعداد الرواتب. وشمل ذلك تفصيلًا شاملًا للمهام والأدوار والمسؤوليات. بالإضافة إلى ذلك، حددت الخطة المراحل الرئيسية والمنجزات المطلوبة وتخصيص الموارد واستراتيجيات الحد من المخاطر لكل مرحلة من مراحل تطوير نظام الرواتب.

خطة شاملة لتجديد نظام الرواتب بالكامل في غضون شهر واحد فقط

في غضون 4 أسابيع فقط، قدمت ساينس سوفت للعميل قائمة شاملة بميزات نظام إعداد الرواتب لمنتجها القائم على نمط البرمجيات كخدمة، بالإضافة إلى خطة عملية للتنفيذ مدعومة بدراسة جدوى شاملة. ونتيجةً لرضا العميل عن التغييرات التي اقترحها خبراؤنا، تخطط الشركة حاليًا للاستعانة بمطوري ساينس سوفت في تجديد نظام إعداد الرواتب.

النقنيات والأدوات

JavaScript, HTML, CSS3, Node.js, ASP.NET, Microsoft SQL Server, Microsoft Power BI, Microsoft Excel, Confluence.