تنفيذ نظام لإدارة المستندات قائم على منصة SharePoint يوفر السرعة والأمان

العميل

شركة تصنيع سعودية تنتج مجموعة متنوعة من مواد البناء مثل: ألواح الساندويتش العازلة، وطبقات العزل.

التحدي

لتبسيط العمليات التجارية المعتمدة على المستندات في الشركة، احتاج العميل إلى إدارة المستندات مركزيًا وتسريع عملية الموافقة عليها، بالإضافة إلى ضمان دقة وأمان المستندات المُعتمدة. لذا، قرر العميل تنفيذ نظام لإدارة المستندات كحل ملائم لتلبية احتياجات أعماله.

الحل

اختار العميل منصة SharePoint Online كأساس يستند إليه الحل، وكلّف ساينس سوفت بتنفيذ مشروع نظام إدارة المستندات (DMS) على منصة SharePoint، لكوننا شركة موثوقة في تنفيذ برمجيات إدارة المستندات باستخدام منصة SharePoint. وقد أنجز فريق ساينس سوفت المشروع بنجاح في غضون 6 أسابيع فقط.

لتلبية احتياجات العميل، أنشأ فريقنا 4 عمليات مُخصصة أحادية الموافقة باستخدام خدمة Microsoft Power Automate. وقد أتاحت هذه العمليات تحديد اسم المسؤول عن الموافقة، وإنشاء إشعارات آلية حول رفض المستندات أو الموافقة عليها، والإعداد الآلي لأذونات القراءة فقط للوثائق المُعتمدة. بالإضافة إلى ذلك، طوَّر فريقنا قالبًا جاهزًا لسير العمل مكَّن موظفي الشركة من إنشاء عمليات نموذجية لإدارة المستندات بسرعة وسهولة.

خلال تنفيذ المشروع، طلب العميل من فريقنا إنشاء نموذجين إلكترونيين مُخصصين لأتمتة إدارة معلومات الموظفين وإدارة الرواتب، إذ لم يكن راضيًا عن نماذج SharePoint الجاهزة. كما أنشأ فريقنا نموذجين مُخصصين يحملان شعار الشركة مع ترتيب محدد سابقًا للحقول.

لتمكين الوصول السهل إلى المعلومات الرئيسية للشركة، أنشأ فريقنا روابط سريعة من نظام إدارة المستندات (SharePoint DMS) إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي، وغيرها من الأدوات التي يستخدمها الموظفون بنحو متكرر.

في أثناء العمل على المشروع، اقترح فريقنا جعل حل نظام إدارة المستندات أكثر تفاعلًا وتشجيعًا على تواصل الموظفين. وافق العميل على هذا الاقتراح، ونفَّذ فريقنا المتخصص في برمجيات SharePoint مجموعة من الميزات الاجتماعية في نظام إدارة المستندات، بما في ذلك لوحات متابعة أعياد الميلاد والذكرى السنوية للعمل، وشارات التكريم، وأجزاء الويب للاستبيانات، ومقولة اليوم.

بعد الانتهاء من المشروع، أجرى فريقنا تدريبًا لموظفي الشركة، مما ساعد على تسهيل تبني نظام إدارة المستندات الجديد.

النتائج

باستخدام نظام إدارة المستندات الجديد الذي طوَّرته ساينس سوفت، تمكَّن العميل من تبسيط الدورة الكاملة لإدارة المستندات في شركته بسبب أتمتة عملية الموافقة، مما أدى إلى تسريع العمليات التجارية القائمة على المستندات. وبفضل الميزات الاجتماعية التي أضافها فريقنا إلى الحل والتدريب الشامل للموظفين، حقق نظام إدارة المستندات الجديد زيادة كبيرة في الاستخدام بين موظفي شركة العميل. إلى جانب ذلك، ساعد النظام الجديد على تحسين إنتاجية الموظفين بفضل تسهيل وصول الموظفين إلى المحتوى الرئيسي للشركة والأنظمة الأخرى.

التقنيات والأدوات

SharePoint Online, SharePoint Framework (SPFx), Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps, Microsoft Forms.