تطوير شبكة داخلية قائمة على نظام شير بوينت لشركة نفط وغاز عالمية تضم أكثر من 5000 موظف

العميل

شركة متخصصة في خدمات استكشاف وحفر آبار النفط والغاز، بما في ذلك الحفر الموجَّه، وحفر الآبار الجانبية، وتدعيم الآبار، إلى جانب معالجة ودعم طين الحفر. تتعامل الشركة مع مؤسسات عالمية رائدة في مجال إنتاج النفط والغاز.

تستفيد شركة العميل من الجمع بين المعدات عالية التقنية والتقنيات المتقدمة والموظفين المؤهلين بكفاءة لتقديم خدمات سريعة وفعَّالة لعملائها في مختلف أنحاء العالم.

التحدي

بدأ النشاط الإنتاجي للشركة في عام 2000 بفرع واحد فقط، ثم توسَّع وجودها بسرعة في 7 مناطق جغرافية مختلفة، محققةً ما يصل إلى أكثر من 1 مليون ميل من التنقيب وحفر الآبار وأكثر من 3000 بئر سنويًا. ومع هذا التوسع في الأعمال، زاد عدد الموظفين كثيرًا ليصل إلى أكثر من 5000 موظف في 30 مكتبًا موزعًا في مناطق متعددة.

على الرغم من هذا التطور الرائع، كانت الشركة لا تزال تعمل دون إدارة مركزية للمستندات والوثائق ودون أي حل تعاوني لموظفيها، ما كان له تأثير سلبي في الإنتاجية العامة للموظفين، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتفاعل بين الإدارات والأقسام.

أراد العميل إنشاء بوابة مؤسسية موحدة وتحسين التواصل الداخلي ودمج الموظفين من مختلف المكاتب والإدارات، لذا استعان بشركة ساينس سوفت لتطوير حل برمجي يحقق هذه الأهداف.

الحل

أراد العميل إنشاء بوابة مؤسسية شاملة تعزز من التواصل الداخلي وتوحد جهود الموظفين عبر جميع المكاتب والأقسام، لذا استعان بشركة ساينس سوفت لتطوير حل برمجي يحقق هذه الأهداف.

تتضمن الشبكة الداخلية الميزات الآتية:

• إدارة مستندات الشركة: بهدف هيكلة عملية إدارة الوثائق، جمع فريقنا كافة مستندات الشركة في النظام، وتصنيفها حسب أنواع المحتوى وتنظيمها ضمن مكتبات لبناء نظام تخزين ملفات منطقي ويسهل استخدامه. كذلك، أنشأ فريقنا مسارات عمل مخصصة للمستندات لتسهيل معالجتها.
• إدارة المشروعات: أصبحت الشبكة الداخلية منصة مركزية لإدارة المشروعات عن طريق توفير مساحات عمل مخصصة لكل فريق مشروع وكل قسم. وتتيح هذه الميزة لمديري المشروعات إدارة المشروع بأكمله في موقع واحد، على سبيل المثال، تخزين مستندات المشروع، وتبادل الملفات على الفور مع الفِرق، ومناقشة المشكلات المتعلقة بالمشروع في الوقت الفعلي، وتوزيع المهام الشخصية طوال فترة تنفيذ المشروع.
• إدارة الأقسام: تضم الشبكة الداخلية عددًا من مواقع الأقسام والإدارات. وتتيح هذه المواقع للموظفين إدارة أنشطتهم دون خلطها مع أنشطة الإدارات والأقسام الأخرى. ويكون كل موقع متاح فقط للمستخدمين العاملين في القسم أو الإدارة المعنية.
• البحث المؤسسي: باستخدام إمكانات البحث المتقدمة التي تتمتع بها المنصة، خصصت ساينس سوفت عملية البحث المؤسسي في منصة شير بوينت الداخلية لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول بسهولة إلى البيانات والمؤسسات الداخلية. يتيح النظام الذي نفذته ساينس سوفت للموظفين إجراء بحث سريع داخل مكتبات المستندات على الشبكة الداخلية للشركة وفقًا لمعايير تستند إلى البيانات الوصفية المرتبطة بكل مستند. ويستخدم النظام مصطلحات تصنيفية لضمان تقديم نتائج بحث دقيقة.
• المرجع التقني: نظرًا للمواصفات الصناعية لأعمال العميل، كان هناك عدد كبير من المعايير واللوائح التي يجب الامتثال لها طوال فترة تنفيذ المشروع. وقد نجح فريقنا في تحويل جميع النسخ الورقية من المعايير واللوائح إلى نسخ رقمية ووضعها في قاعدة البيانات المرجعية المخصصة، للسماح للفِرق بالوصول إلى المستندات اللازمة في أي مرحلة من مراحل المشروع.
• المنتديات واستطلاعات الرأي والاستبيانات: لتشجيع التواصل الداخلي، وتعزيز ثقافة الشركة وروح الفريق، طورت ساينس سوفت مدونات صغيرة واستطلاعات رأي ومنتديات نقاش. ولتمكين مديري الموارد البشرية من تقييم مستوى رضا الموظفين ومستوى مشاركتهم وتفاعلهم، استحدث الفريق أيضًا نظامًا مخصصًا للاستبيانات.
• البوابة المؤسسية الداخلية ونظام إدارة المحتوى: طور فريقنا البوابة المؤسسية لتكون مكانًا مركزيًا يعرض أنشطة الشركة، مثل الأخبار، والإعلانات، والفعاليات المؤسسية، والمخططات التنظيمية، والسياسات المؤسسية، وغير ذلك. ويتيح نظام إدارة المحتوى سهل الاستخدام إضافة المحتوى وتعديله وحذفه بسهولة. ولضمان اتساق الثقافة المؤسسية، صمم فريقنا الموقع وفقًا بما يتماشى مع هوية الشركة.

بعد النجاح في تنفيذ وإطلاق مكونات البوابة الإلكترونية، بدأت ساينس سوفت مرحلة الدعم، لمعالجة طلبات التغيير المقدمة من العملاء وتلبية المتطلبات الجديدة من أجل مواصلة تطوير النظام المؤسسي للشركة. في فترة الدعم، أنشأت ساينس سوفت أيضًا تقويمًا للشركات، وأدوات للمعلومات والتواصل الاجتماعي (صفحات ويكي وأدوات الدردشة المؤسسية)، ومواقع شخصية ومواقع للفرِق.

النتائج

بفضل التعاون مع ساينس سوفت، حصلت شركة العميل على شبكة داخلية أتاحت لها تحقيق العديد من الأهداف الحيوية، مثل:

• هيكلة وتنظيم المستندات المتفرقة، وتزويد الموظفين بنقطة وصول واحدة إلى معلومات الشركة عن طريق نظام موثوق لإدارة المشروعات والمحتوى.
• زيادة الإنتاجية العامة للشركة بفضل مركزية العمليات الرئيسية، ما يضمن جودة التواصل مع العملاء النهائيين وتسريع تنفيذ المشروعات.
• تعزيز كفاءة عمليات إدارة المعلومات، وتحسين التواصل الداخلي، وزيادة اعتماد الثقافة المؤسسية في جميع أنحاء المؤسسة.

التقنيات والأدوات

Microsoft SharePoint Server, jQuery, Microsoft Visual Studio, Microsoft SharePoint Designer, WSP Builder, VSTO.