تطوير نظام إدارة المستندات بخاصية التعرُّف على خط اليد بالذكاء الاصطناعي لشركة خليجية كبرى

العميل

شركة كبرى تُعَد أكبر مقاول حفر بحري عالمي المستوى، تمتلك وتدير أسطولاً ضخمًا من منصات الحفر في دول مجلس التعاون الخليجي.

الحاجة إلى مطوري SharePoint لإنهاء تطوير نظام إدارة المستندات

تعتمد العمليات التجارية لدى العميل بشكل كبير على المستندات، وغالبًا ما تتضمن العمل مع مقاولين خارجيين. لمراقبة عمليات إدارة المستندات وتوحيدها، استعانت الشركة بُمورد خارجي لتقنية المعلومات، وبدأت تطوير نظام لإدارة المستندات (DMS) قائم على منصة SharePoint. لكن لأسباب معينة، اضطر العميل إلى إنهاء تعاونه مع المورد قبل إتمام تطوير النظام، وكان يبحث عن فريق جديد متخصص في تطوير برمجيات SharePoint لإكمال المشروع. بعد البحث العميق، وجد العميل الخبرات المطلوبة في ساينس سوفت ومنح ثقته لفريقنا لاستئناف المشروع.

تحسين نظام إدارة المستندات، وتطوير نظام مخصص لمراقبتها

لإنجاز المشروع، شكَّلت ساينس سوفت فريقًا مكونًا من 4 من مطوري SharePoint (أحدهم مُطوِّر رئيسي)، واثنين من مستشاري برمجيات SharePoint، إلى جانب مدير المشروع، ومصمم واجهة المستخدم (UI).

في مرحلة الاستكشاف، أجرى فريقنا زيارة ميدانية لدراسة عمليات إدارة المستندات من داخل مؤسسة العميل. وقد أتاح لنا ذلك جمع المتطلبات بالكامل في المرحلة الأوّلية للمشروع، وتقديم اقتراحات قيِّمة لتحسين النظام.

لتلبية احتياجات العميل، عزَّز فريقنا نظام إدارة المستندات بالإمكانات الآتية:

تبادل المستندات: احتاج العميل إلى طريقة رسمية يمكن التحكم فيها لتبادل المستندات بين الموظفين ومع شركاء الأعمال الخارجيين. لتلبية ذلك، أضاف فريقنا عمليات الإرسال، وأنشأ عملية منظمة خطوة بخطوة لتبادل المستندات. بذلك، يستطيع المستخدمون اختيار المستندات المُراد إرسالها، وإدخال السمات اللازمة، وإرفاق قائمة غلاف تلخص محتويات الإرسالية لإنشاء حزمة مستندات جاهزة للإرسال.

تتبع إصدارات المستندات وحفظها في السجلات: عادةً ما تخضع مستندات العميل للعديد من المراجعات والتحديثات. ولتمكين التعرف على كل إصدار من المستندات بشكل فريد، نفَّذ فريقنا نظام ترقيم آلي للمستندات يستند إلى اصطلاحات التسمية الداخلية لدى العميل. ولمنع الالتباس الناجم عن وجود عدة إصدارات للمستند نفسه، أراد العميل عرض أحدث إصدار من المستند فقط في مكتبة المستندات. لتلبية ذلك، أنشأنا مسار عمل يُرسل نسخة المستند تلقائيًا إلى سجلات الحفظ بمجرد ظهور إصدار جديد. كما يُمكن للمستخدمين الوصول إلى سجلات الحفظ التي تحتوي على جميع الإصدارات السابقة للمستندات.

تحسين سير عمل سجل المستندات الرئيسية (MDR): كان نظام إدارة المستندات لدى العميل يستخدم سجل المستندات الرئيسية (MDR)، وهو ملف بصيغة XLSX. يضم أكثر من 16,000 صف يحتوي على الأسماء والبيانات الوصفية لجميع المستندات الخارجية المُخزّنة في نظام إدارة المستندات (DMS). استخدم العميل هذا السجل لإنشاء عناصر نائبة (مستندات فارغة بأسماء فريدة) للمستندات الجديدة التي يملؤها الموردون الخارجيون. كانت هذه العناصر النائبة تُستبدل فيما بعد بالمستندات المكتملة بعد أن يرسلها الموردون.

كان العميل يعتمد سابقًا على عملية بطيئة للغاية قائمة على خدمة Power Automate، حيث كانت تستغرق نحو 8 ساعات لمسح أكثر من 16,000 صف في سجل المستندات الرئيسية (MDR) وإنشاء عناصر نائبة للملفات الجديدة. لتحسين ذلك، استبدلنا هذه العملية بحل مُخصص قائم على مكتبة Aspose Library وخدمة Azure Function، مما أدى إلى تنفيذ العملية بالكامل في أقل من 10 دقائق فقط.

إعداد قوائم المهام غير المنجزة: أنشأنا قالبًا مُخصصًا لإضافة المستندات إلى قوائم المهام غير المنجزة. حيث يمكن لمستخدمي النظام اختيار المستندات، وملء حقول السمات في القالب، وإنشاء قائمة بالمهام غير المنجزة، ومن ثم إرسالها إلى الطرف المسؤول للموافقة عليها.

تحسين سير عمل المستندات: تمكّن فريقنا من تفعيل الوظائف الآتية:

• عندما يبدأ المستخدم في تحميل مستند ما، يتم أيضًا تحميل أي مرفقات مرتبطة به تلقائيًا، وتُضاف الملفات الأصلية للمستند بناءً على مستوى الأذونات.
• يُنشئ النظام نُسخ PDF تلقائية للمستندات بصيغ مختلفة.
• تُعرض المستندات المُعلَّقة في لوحة متابعة منفصلة.
• يُمكن تحميل سمات المستندات بشكل مجمع.
• تمكين التحميل المُجمَّع للمستندات بناء على السمات المُختارة.
• تُصنَّف جميع المراجعات القديمة للمستندات تلقائيًا على أنها مُستبدلة، وتُختم بعلامة مائية.

نظام مراقبة المستندات

بناء على طلب العميل، أنشأنا موقع مُنفصل على منصة SharePoint، أُطلق عليه اسم «نظام مراقبة المستندات»، الذي كان ضروريًا لإنشاء مسودات للمستندات قبل إرسالها إلى مخزن المستندات الرئيسي في نظام إدارة المستندات. عندما يُنشئ المستخدم مستندًا جديدًا، تُضيف خدمة Power Automate التحديث تلقائيًا إلى سجلات تغييرات المستندات، وتُخصِّص اسمًا فريدًا للملف. وعندما يكون المستند جاهزًا، يمكن نقله إلى وحدة التخزين الرئيسية في النظام.

تطوير بوابة إلكترونية لتقديم طلبات المعلومات (RFI) مُزودة بمحرك لاستخراج البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي

احتاج العميل إلى حل مُخصص لتلقي ومعالجة طلبات المعلومات (RFIs) من الموردين دون تمكينهم من الوصول المباشر إلى نظام إدارة المستندات. لتلبية ذلك، طوَّر فريقنا بوابة إلكترونية خارجية باستخدام أدوات Power Apps، لكونها منصة منخفضة التكلفة تتيح تطوير التطبيقات باستخدام القليل من الأكواد البرمجية، بالإضافة إلى إمكانية دمجها بسهولة مع نظام SharePoint. من خلال هذه البوابة، يُمكن للموردين تقديم الطلبات باستخدام نموذج إدخال، وإرفاق الملفات المدعومة بصيغة PDF أو XLSX.

عندما رغب العميل في أتمتة معالجة طلبات تقديم المعلومات (RFIs)، اقترح خبراؤنا استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي لإنجاز هذه المهمة من خلال الاستفادة من نظام Microsoft AI Builder. استخدمنا قوالب طلبات تقديم المعلومات (RFIs) التي قدمها العميل لتدريب نموذج الذكاء الاصطناعي على استخراج البيانات ذات الصلة من الطلبات المُقدمة من الموردين، بما في ذلك الملحوظات المكتوبة بخط اليد، وحفظها بصيغة موحدة في مستند منفصل. يُعالج نموذج الذكاء الاصطناعي هذه الطلبات بدقة تتراوح بين %87 و90%، كما يساعد على توفير الكثير من الوقت في استخراج البيانات يدويًا.

بالإضافة إلى ما سبق، تمكّن فريقنا من تبسيط عملية معالجة الطلبات من خلال إضافة مسار عمل للموافقة عليها بنقرة واحدة، وإنشاء إشعارات آلية عن حالة الطلبات لموظفي العميل.

تطوير نظام إدارة المستندات بوظائف كاملة وعمليات مُبسَّطة، مع معالجة المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي

بعد عامين من التعاون المستمر مع ساينس سوفت، أصبح لدى العميل نظامًا قويًا لإدارة المستندات على منصة SharePoint لجمع المستندات الداخلية والخارجية، وتخزينها، وإدارتها بكفاءة. إلى جانب إكمال مشروع تطوير نظام إدارة المستندات الذي تركه المورد السابق، أضافت ساينس سوفت العديد من التحسينات، بما في ذلك إنشاء نهج يمكن التحكم فيه لتبادل المستندات مع شركاء الأعمال الخارجيين، وتسريع سير عمل جمع المستندات الخارجية في النظام بمقدار 50 مرة، بالإضافة إلى إنشاء عملية مُخصصة لمراقبة الإصدارات وحفظها في السجلات.

إلى جانب ذلك، حصل العميل على بوابة إلكترونية مُخصصة لتقديم طلبات المعلومات (RFI) من الموردين الخارجيين. ولتبسيط عملية معالجة الطلبات، استخدم خبراؤنا إحدى خوارزميات الذكاء الاصطناعي لاستخراج المعلومات ورقمنة الملحوظات المكتوبة بخط اليد، ما أدى إلى معالجة الطلبات بدقة تتراوح بين 87% و90%.

التقنيات والأدوات

SharePoint Online, Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate, Microsoft AI Builder, Aspose Library, Azure Functions.