تطوير نظام سحابي آمن للتعاون في إدارة مستندات الاستثمار

نبذة عن عميلنا

شركة استثمارية رائدة في أميركا الشمالية، تقدم خدمات إدارة الأصول لأصحاب صناديق الاستثمار، بالإضافة إلى حلول تقنية مبتكرة لإدارة الثروات للمتخصصين في مجال الاستثمار. وتقدم الشركة خدماتها لأكثر من 30,000 جهة استثمارية في أكثر من 20 دولة حول العالم.

البحث عن شريك تقني موثوق لتطوير نظام مُخصص لإدارة المستندات

كان العميل يعتمد على نظام مخصص لإدارة عقود المستثمرين، والوثائق التشغيلية، والتقارير. ومع توسع أعمال الشركة، بدأ النظام القديم يعاني من مشكلات في الأداء، ولم يعد قادرًا على معالجة العمليات المعقدة لإدارة المستندات. إلى جانب ذلك، افتقر الحل إلى ميزات التعاون والأمان اللازمة لإنشاء مستندات متعددة الأطراف، ما أثر سلبًا في إنتاجية الموظفين وزاد من مخاطر البيانات الحساسة.

لمعالجة هذه التحديات، قرر العميل استبدال نظام إدارة المستندات القديم بحل جديد آمن وقابل للتوسع، مع توفير جميع ميزات الأتمتة والابتكار اللازمة لدعم الإدارة المشتركة للمستندات. ونظرًا لافتقار شركة العميل إلى الكفاءات الداخلية اللازمة لذلك، بدأ العميل البحث عن شريك تقني محترف لتنفيذ التطوير الشامل لنظام إدارة المستندات (DMS). من هنا، ظهرت ساينس سوفت كشريك تقني موثوق وذي خبرة عالية في تطوير أنظمة إدارة المستندات المُخصصة لتلبية احتياجات قطاع الاستثمار.

التطوير الشامل لنظام إدارة مستندات الاستثمار

لتنفيذ المشروع، قدمت ساينس سوفت للعميل فريق عمل متخصصًا يضم مديرًا للمشروع، ومحلّلة أعمال، ومهندس حلول، ومصممة تجربة وواجهة المستخدم (UX/UI)، ومهندس DevOps، إلى جانب 4 مطورين للواجهتين الأمامية والخلفية، واثنين من متخصصي الاختبارات اليدوية، ومهندس متخصص في أتمتة الاختبارات.

وضع الأساس لتطوير نظام إدارة المستندات

أجرت محللة الأعمال سلسلة من المقابلات مع الجهات المعنية وخبراء إدارة الأصول لدى العميل، لفهم احتياجات الشركة وتحديد متطلبات نظام إدارة المستندات الجديد. وبناءً على النتائج، أعدت وثيقة مواصفات وظيفية مُفصلة للحل المستقبلي، مع ترتيب الميزات المطلوب تنفيذها حسب أولويتها وأهميتها لتحسين آليات إدارة المستندات.

بالتعاون مع محللة الأعمال، راجع مهندس الحلول الميزات المقترحة للتأكد من جدواها التقنية والاقتصادية. واقترح عدة خيارات آمنة لتصميم البنية البرمجية والمجموعة التقنية الأنسب للحل، كما حدّد الحل الأمثل لتلبية احتياجات العميل. ونظرًا للتعقيد المتزايد والطبيعة التعاونية لعمليات إدارة المستندات لدى العميل، أوصى مهندس الحلول بتطوير الحل على منصة سحابية لضمان سهولة الوصول إليه، وقابليته للتوسع لتلبية الاحتياجات المستقبلية لشركة العميل.

أراد العميل ضمان توفير تجارب سلسة ومميزة لجميع مستخدمي النظام من البداية، لذا؛ انضمت مصممة تجربة وواجهة المستخدم (UX/UI) إلى فريق العمل في مرحلة مبكرة من المشروع. وقد بدأت بتحليل احتياجات المستخدمين الأساسيين من مستشاري إدارة الثروات، ومديري الاستثمار، والمستثمرين، والإداريين، وغيرهم. كما وضعت مخططات واضحة وسهلة الفهم لرحلات المستخدمين، وأنشأت إطارات سلكية لتجربة المستخدم للشاشات لكل دور وظيفي.

أسهم التصميم النهائي لنظام إدارة المستندات (DMS) في وضع الأساس لتخطيط مشروع التطوير. حيث درس مدير المشروع النتائج المتوقعة للحل، ووثّق نطاق المهام والموارد المطلوبة، وقدّم للعميل تقديرات التكلفة والمدة الزمنية اللازمة لتنفيذ المشروع، كما وضع استراتيجية مدروسة لتقليل المخاطر.

التطوير التدريجي لنظام إدارة مستندات الاستثمار بمنهجية أجايل (Agile)

تولى فريق ساينس سوفت التطوير الشامل لنظام إدارة المستندات (DMS) المُصمم خِصيصًا لتلبية احتياجات الشركة، بدءًا من إنشاء عمليات DevOps، مرورًا بتطوير الواجهة الخلفية وواجهة المستخدم، ووصولًا إلى ضمان الجودة. وقد اتّبع مطورو ساينس سوفت معايير البرمجة الآمنة، مثل معيار التحقق من أمان تطبيقات الويب (OWASP ASVS)، للتخلص الاستباقي من مخاطر الثغرات الأمنية في نظام إدارة المستندات على مستوى الكود البرمجي. كما أجرى مهندسو ضمان الجودة إجراءات الاختبار اللازمة بالتوازي مع عمليات البرمجة، لتمكين المطورين من إصلاح المشكلات المكتشفة بسرعة.

نظّم مدير المشروع آلية العمل وفقًا لمنهجية Scrum في دورات متكررة تمتد لأسبوعين. وقد مكّن اختيار هذا النموذج التكراري من تعزيز التواصل المستمر بين الجهات المعنية بالمشروع، وضمان الاستجابة السريعة والمرنة للتغييرات والطلبات الطارئة.

كان فريق ساينس سوفت يُجري تقييمًا لتأثير تنفيذ أو رفض طلبات التغيير التي كانت تقدمها الجهات المعنية، مع تقديم تقارير للعميل حول الآثار الفنية والاقتصادية المترتبة على ذلك. وقد أتاح لنا هذا النهج تلبية المتطلبات الحرجة الناشئة لدى العميل، مع تجنب توسع النطاق، وحدوث تأخيرات، وزيادة في التكاليف.

نتيجة لمرحلة التطوير، تمكّن فريقنا من تنفيذ نظام إدارة المستندات المُخصص لتحسين عمليات الاستثمار بالميزات الأساسية التالية:

ميزات الأمان

• الوصول المحدد بالأذونات إلى مستندات الاستثمار ووظائف إدارة المستندات، مثل الإنشاء، والتعديل، والمشاركة، وغيرها.
• المصادقة متعددة العوامل (MFA)، بما في ذلك المصادقة البيومترية.
• التوقيع الإلكتروني على مستندات الاستثمار.
• سجل شامل لأنشطة تعديل المستخدمين للمستندات.
• الاحتفاظ بالمستندات وحذفها آليًا وفقًا لسياسات الشركة.
• فحوصات أمنية آلية للمستندات الواردة أثناء الإرسال.
• النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات.

ميزات إنشاء المستندات

• إنشاء مستندات رقمية متعددة اللغات باستخدام قوالب جاهزة.
• دعم صيغ متعددة للمستندات مثل: PDF، وDOCX، وXLSX، وJPG، وغيرها الكثير.
• مراجعة المستندات وتعديلها داخل نظام إدارة المستندات.
• تحرير قوالب المستندات دون برمجة.
• سحب وإفلات المستندات وتحميلها وتنزيلها فرديًا أو دفعة واحدة.
• إضافة البيانات الوصفية التي يحددها المستخدم إلى المستندات (مثل: النوع، والتاريخ، والموضوع، وغير ذلك) لتسهيل البحث.

الميزات التعاونية

• مساحة رقمية مخصصة للفِرق والعملاء للتعاون في إنشاء وتحديث ومراجعة مستندات الاستثمار.
• التحرير المتزامن لمستندات متعددة بواسطة عدة أشخاص.
• التحكم في إصدارات المستندات.

ميزات البحث والتنقل

• لوحات معلومات قابلة للتخصيص تعرض مستندات الاستثمار المضافة مؤخرًا، والمستندات التي تحتاج إلى مراجعة، وغير ذلك.
• إنشاء مجلدات رئيسية وفرعية لتنظيم المستندات وفقًا لاحتياجات المستخدم.
• إمكانية البحث عن المستندات حسب المحتوى والبيانات الوصفية.

ميزات الأتمتة

• تحويل مستندات الاستثمار إلى قوالب قابلة للتخصيص تلقائيًا.
• إنشاء المستندات باستخدام قوالب جاهزة.
• تعبئة المستندات تلقائيًا ببيانات المستثمرين الموجودة في الأنظمة المدمجة، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وبوابات المستثمرين، وأنظمة البريد الإلكتروني، والمحاسبة، وغيرها.
• تبادل المستندات بين الأنظمة المتصلة آليًا.
• فهرسة وتصنيف المستندات آليًا.
• أتمتة عمليات الموافقة على مستندات الاستثمار بمشاركة أطراف متعددة.
• إشعارات مخصصة للمستخدمين حول الأحداث المتعلقة بالمستندات، مثل التحميل أو الحفظ، أو إجراء تغييرات على حالة الموافقة على المستندات، وغير ذلك.
• إعداد تقارير مجدولة حول مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لإدارة المستندات، مثل عدد المستندات التي تمت معالجتها في فترة محددة، ومتوسط وقت الموافقة، وغير ذلك.

تطوير نظام مرن وآمن لإدارة مستندات الاستثمار في 11 شهرًا فقط

في غضون 11 شهرًا فقط، حصل العميل على نظام كامل الميزات لإدارة مستندات الاستثمار، مُطور خصيصًا لتلبية متطلبات واحتياجات الشركة. وفي نوفمبر 2024، كانت ساينس سوفت تضع اللمسات الأخيرة على تنفيذ عمليات تكامل النظام الجديد مع أنظمة العميل الحالية، وترحيل البيانات من النظام السابق.

قدمت ساينس سوفت استشارات متخصصة بشأن مجموعة الميزات والتصميم الفني الأمثل لنظام إدارة المستندات، ما مكّن العميل من الحصول على حل شامل ومخصص بأقل التكاليف. وخلال فترة التعاون، أعرب العميل مرارًا وتكرارًا عن تقديره وإعجابه بممارسات ساينس سوفت الناضجة في إدارة المشروعات والتطوير، التي أسهمت كثيرًا في ضمان تنفيذ نظام عالي الجودة ضمن المدة والميزانية المحددة.

التقنيات والأدوات

.NET Core 8, Java, Angular, TypeScript, Microsoft SQL Server, Azure, AWS, Terraform, Docker, Kubernetes, Helm, Trivy, Dockle, Checkov, Veracode SAST, Nginx.